Les plus grands festivals de cinéma, le festival de Cannes, le festival de Toronto, la Mostra de Venise, pour ne citer que ceux-là, sont tous partis d’une simple idée. Il s’en est suivi tout un processus. Contrairement à ce que pensent plusieurs personnes, il est bel et bien possible à tout le monde d’instaurer un festival. Il suffit juste de respecter les procédures et les démarches administratives.
Les préparatifs
Certaines étapes sont indispensables. Il s’agit essentiellement de la détermination du thème du festival et du choix du lieu, l’estimation du nombre de participants, l’établissement d’un budget, la recherche de partenariats et de financements. En effet, les festivals de films sont généralement dédiés à une catégorie, un format ou un genre cinématographique précis. Ce critère permet de définir le nom de l’événement et les cibles visées. Il s’en suit le choix du cadre, à effectuer en tenant compte du nombre de participants prévus, et des installations nécessaires.
Une fois ces détails revus, il faudra procéder au choix des intervenants, lancer une candidature d’appel, et penser à la gestion de la billetterie. Sans oublier de prévoir une collation pour certains invités ; votregateau.fr offre d’ailleurs une panoplie d’idées.
Les obligations légales
Il s’agit essentiellement de :
- Faire un dépôt de marque auprès de l’Institut national de la propriété industrielle (INPI) pour garantir le nom du festival ;
- Procéder à une demande d’autorisation. Elle se fait auprès du préfet de police ou du maire de la ville. Certaines informations sont à préciser lors de la demande, à savoir l’identité des organisateurs, la date, les horaires et lieu du festival, ainsi que les sonorisations prévues pour l’événement.
- La demande d’une licence de débit de boisson, si l’installation d’un bar ou buvette est prévue sur le lieu, toujours à la mairie.
- La souscription d’une assurance, notamment pour couvrir sa responsabilité civile, les matériels utilisés, le cadre réservé.
Selon la région et l’envergure du festival, il peut être nécessaire de souscrire des assurances supplémentaires. On peut citer les assurances intempéries, annulation, etc.
La communication
Elle fait partie des étapes primordiales pour la réussite de l’événement. En effet, plus le festival a de la visibilité, plus grande est la chance d’avoir le nombre de participants estimé. Il existe plusieurs possibilités pour y parvenir, et la plus simple consiste à confier la tâche à une agence de communication. Rappelons néanmoins que les canaux les plus souvent utilisés sont les affiches publicitaires, les prospectus et flyers, la presse, les newsletters, et surtout les réseaux sociaux.